Kontakt przedsądowy z dłużnikiem - InfoVind serwis dłużników, wierzycieli i windykatorów

26.03.2012


Autor: Jarosław B. Wedler
Trener i wykładowca z zakresu windykacji i finansów.
Kontakt:  Tel. 690929872 email: jarosław_wedler@wp.pl

Działania dyscyplinujące przedsądowe

Najdłuższa podróż zawsze rozpoczyna się od pierwszego kroku

Działania dyscyplinujące prowadzimy w oparciu o negocjacje, upomnienia, wezwania.

Negocjacje
Negocjacje mogą być prowadzone w sposób formalny lub nieformalny. W sytuacjach wymaganych przez prawo lub warunki zawartej umowy negocjacje prowadzimy w sformalizowany i oficjalny sposób, aby należycie udokumentować proces negocjacji. Działanie takie wynika z konieczności spełnienia warunków umowy, aby móc wejść w spór i dochodzić swoich racji np. na drodze sądowej lub w inny sposób realizować kolejne warunki umowy.

Upomnienie

Upomnienie jest grzecznościową formą wezwania do zapłaty lub spełnienia świadczenia. Należy je równocześnie traktować, jako sygnał informujący drugą stronę o wystąpieniu problemu i oczekiwaniu na zastrzeżenia. Wskazane jest zachęcenie drugiej strony do przedstawienia swoich racji, reklamacji, czy zastrzeżeń. W wyniku upomnienia dłużnik może wszcząć postępowanie reklamacyjne lub zaprzeczyć istnieniu zobowiązania. Pozwoli to na wcześniejsze podjęcie środków zaradczych, co pozwoli zaoszczędzić czas i przyspieszyć moment zapłaty.  
W wielu firmach ignoruje się grzecznościową formę upomnień, jako zbędny element windykacji. Niemniej jednak upomnienie w niewielkim stopniu opóźnia windykację, ale w wydatny sposób może się przyczynić do terminowej zapłaty, obniżenia kosztów postępowania windykacyjnego, czy sądowego.
Nie można odmówić również racji stanowisku pomijającym upomnienia, szczególnie w dochodzeniu wierzytelności masowych lub nie własnych. Wynika to z ekonomiki kosztowej i dopuszczalności wystąpienia opóźnień w zapłacie lub zgłoszenia reklamacji lub roszczeń.
Upomnienie może być pisemne lub słowne (wizyta osobista, kontakt telefoniczny).

- Dzień dobry. Dzwonię z firmy XYZ, czy rozmawiam z główną księgową.
- Tak.
- Dzwonię w sprawie płatności za …............. . Według naszego salda pozostała do zapłacenia przez Was kwota ….................. .
- Tak, ale ………..

Wezwanie do zapłaty

Wezwanie do zapłaty nie jest wymagalnym dokumentem w dochodzeniu roszczeń przed Sądem, jednak spełnia dwie istotne funkcje.
Informacyjną – informującą o naszej determinacji wszczęcia postępowania sądowego
procesową – zgodnie z art. 484 § 1 pkt 3 k.p.c. jeżeli wierzyciel nie posiada rachunku, o którym mowa w art. 484 § 1 pkt 2 k.p.c. tj. zaakceptowanym przez dłużnika rachunkiem, a pragnie występować o nakaz zapłaty.

Należy zwrócić uwagę szczególnie na obecne rozwiązania podatkowe dopuszczające wystawianie faktur elektronicznych i bez podpisu. W ślad za tymi zmianami nie poszły zmiany przepisów kodeksu postępowania cywilnego i na powodzie ciąży obowiązek dowodowy wykazania okoliczności transakcji.
Można wręcz mówić o obecnym renesansie wezwań do zapłaty, jako podstawy upraszczania postępowań sądowych, obniżania ich kosztów i przyspieszanie zaspokojenia wierzyciela.
Nie można również zapominać, iż wezwanie sporządzane jest w celach dowodowych postępowania sądowego o wydanie nakazu zapłaty i będzie oceniane przez sąd.
Dlatego w wezwaniach do zapłaty do celów dowodowych nie stosuje się uwag i komentarzy wywierających wpływ na dłużnika, gdyż nie są one istotne dla sprawy.
Wezwanie do zapłaty należy wysłać listem poleconym w celach dowodowym, aby dowieść okoliczności wezwania dłużnika do zapłaty.
Za opóźnienie w regulowaniu zapłaty wierzycielowi należne są odsetki według norm ustawowych, o ile w umowie nie zawarto porozumienia o innej wysokości odsetek, lub wyłączenia ich naliczania.

Wysokość odsetek ustawowych.